Секретарь взял со стола документы ручку. Пошаговая обучающая инструкция секретарю. Этикет общения секретаря по телефону

(1)Принятое судом по конкретному делу решение должно быть исполнено, например решение о выселении из квартиры людей, занявших её самовольно, решение о конфискации имущества и т. п. (2)Но не всегда лица, обязанные что-либо сделать по решению суда, добровольно исполняют эту обязанность. (3) _____ исполнение судебных актов производится в принудительном порядке и возлагается на службу судебных приставов.

В каких из приведённых ниже предложений верно передана ГЛАВНАЯ информация, содержащаяся в тексте?

1. Лица, обязанные что-либо сделать по решению суда, далеко не всегда добровольно исполняют эту обязанность.

2. Служба судебных приставов осуществляет принудительное исполнение судебных актов, которые не исполняются добровольно.

3. Если лица добровольно не исполняют решение суда, исполнение судебных актов производится в принудительном порядке.

4. Принятое судом решение должно быть исполнено, даже если некоторые лица противятся исполнению судебного акта.

5. Если решение суда не исполняется добровольно, принудительное исполнение судебных актов возлагается на службу судебных приставов.

Какое из приведённых ниже слов (сочетаний слов) должно стоять на месте пропуска в третьем (3) предложении текста? Выпишите это слово (сочетание слов).

1. Во всех случаях

2. Во всяком случае

3. В любом случае

4. В таком случае

5. В противном случае

Прочитайте фрагмент словарной статьи, в которой приводятся значения слова ДЕЛО. Определите значение, в котором это слово употреблено в первом (1) предложении текста. Выпишите цифру, соответствующую этому значению в приведённом фрагменте словарной статьи.

ДЕ ЛО,- а; мн. дел, дел, делам; ср.

1. Работа, занятие, деятельность. Занят важным делом. Привычное д. Текущие дела. Быть без дела. По делам службы.

2. кого-чего. Круг ведения; то, что непосредственно относится к ко- му-н., входит в чьи-н. задачи. Воспитание - д. семьи.

3. Надобность, нужда. У меня до вас (к вам) есть д. Прийти по делу.

4. Нечто важное, нужное (разг.). Говори д. (по существу).

5. Сфера знаний, деятельности, работы. Горное д. Военное д. Столярное д.

6. То же, что предприятие (в 1 знач.). У фирмы солидное д. Открыть в городе своё д.

7. Событие, обстоятельство, факт; положение вещей. Д. было осенью. Это д. прошлое. Как дела?

8. То же, что поступок. Сделать доброе д.

9. Судебное разбирательство, процесс. Уголовное д. Возбудить д. против кого-н.

В одном из приведённых ниже слов допущена ошибка в постановке ударения: НЕВЕРНО выделена буква, обозначающая ударный гласный звук. Выпишите это слово.

дождалАсь

начАвший

В одном из приведённых ниже предложений НЕВЕРНО употреблено выделенное слово. Исправьте ошибку и запишите слово правильно.

1. МАСЛИЧНЫЕ культуры - это растения, возделываемые для получения масел.

2. После ГОДИЧНОГО отсутствия И. А. Крылов сделал ещё одну попытку вернуться в столицу.

3. Денежная НАЛИЧНОСТЬ состоит из имеющихся в кассе средств, чеков и денежных переводов от клиентов.

4. Никому не удастся УНИЗИТЬ роль героев Великой Отечественной войны в победе над фашизмом.

5. ПЛАКУЧАЯ ива нечасто встречается в современном ландшафтном дизайне.

В одном из выделенных ниже слов допущена ошибка в образовании формы слова. Исправьте ошибку и запишите слово правильно.

десять АМПЕР

нырнуть ГЛУБЖЕ

по ОБОИМ сторонам

более ДВУХСОТ лет

ПОЛОЖИ на стол

Установите соответствие между предложениями и допущенными в них грамматическими ошибками: к каждой позиции первого столбца подберите соответствующую позицию из второго столбца.

ГРАММАТИЧЕСКИЕ ОШИБКИ	ПРЕДЛОЖЕНИЯ
А) неправильное употребление падежной формы существительного с предлогом	1) На выставке не только представлена живопись, но и скульптура.
Б) ошибка в построении предложения с однородными членами	2) Современные публицисты печатают свои произведения на страницах журнала «Современника».
В) нарушение в построении предложения с несогласованным приложением	3) Машу особенно поразили те рыбы, степенно плавающие в огромном аквариуме.
Г) нарушение в построении предложения с причастным оборотом	4) Журнал «Литературное наследие» опубликовал новые материалы.
Д) неправильное построение предложения с деепричастным оборотом	5) На письма, которые мы каждую неделю отправляли в Одессу, никто не откликался.
	6) Все, кто забыл ужасы войны, должны увидеть полотна художника Михаила Савицкого.
	7) Поезд пришёл согласно расписания.
	8) В «Войне и мире» при описании военных действий Толстой часто использует сравнение с игрой в шахматы.
	9) Образ Петра I появляется во многих произведениях Пушкина, восхищая и оценивая его.

Определите слово, в котором пропущена безударная непроверяемая гласная корня. Выпишите это слово, вставив пропущенную букву.

ун...жается

пер...одический

сопост...влять

х...отический

предв...рительный

Определите ряд, в котором в обоих словах пропущена одна и та же буква. Выпишите эти слова, вставив пропущенную букву.

с...ёмка, в...южный

пр...тензия, пр...ставка

от...гнать, пр...дедушка

раз...грать, от...скать

ра...колоть, ра...бить

разве... лся

раскач...вать

застенч...вый

повел...вать

опасл...вый

Выпишите слово, в котором на месте пропуска пишется буква Е.

закле...вший

невид...мый

обид...вший

движ...мый

Выпишите слово, в котором НЕ(НИ) пишется СЛИТНО.

1. Дома нас ожидали отнюдь (НЕ)ДОБРЫЕ вести.

2. Мы (НИ)РАЗУ не видели отца грустным или растерянным.

3. Это был (НЕ)КТО иной, как директор школы.

4. У артиста было (НЕ)КРАСИВОЕ, но удивительно выразительное лицо.

5. Забор был (НЕ)ПОКРАШЕН и валился набок.

Определите предложение, в котором оба выделенных слова пишутся СЛИТНО. Раскройте скобки и выпишите эти два слова.

1. (В)ПОСЛЕДСТВИИ мы не раз вспоминали, как Фёдор отважно прошёл (ПО)ТОМУ скалистому уступу.

2. На улице (ПО)ПРЕЖНЕМУ стояла жара, (ПО)ЭТОМУ вопрос о доставке питьевой воды оказался самым актуальным.

3. (НЕ)СМОТРЯ на плохое самочувствие, Сергею удалось закончить работу (В)ТЕЧЕНИЕ недели.

4. ЧТО(БЫ) добраться до перевала, пришлось идти так долго, что у многих (ЗА)ЧАСТУЮ мелькала мысль о возвращении в лагерь.

5. Во дворе ТАК(ЖЕ), как и год назад, играли малыши и строгие бабушки следили за тем, ЧТО(БЫ) соблюдался порядок.

Укажите все цифры, на месте которых пишется НН.

Купле (1)ые вещи были тщательно упакова(2)ы и аккуратно сложе(3)ы в карто(4)ые коробки.

Расставьте знаки препинания. Укажите номера предложений, в которых нужно поставить ОДНУ запятую.

1. Секретарь взял со стола документы и ручку и отправился в кабинет начальника.

2. Бурный селевой поток начисто смыл и столовую и строящиеся жилые корпуса.

3. Где вы будете отдыхать и сколько продлится эта поездка?

4. Море искрилось и шумело и играло волнами.

5. Солнце спряталось за набежавшую тучку и по земле пробежала большая тень.

Сергей Юрьевич помолчал (1) глядя в окно (2) и (3) повернувшись ко мне (4) снова принялся за объяснения.

Расставьте знаки препинания: укажите все цифры, на месте которых в предложениях должны стоять запятые.

Нам (1) однако (2) уже (3) казалось (4) что лес будет тянуться бесконечно.

Расставьте знаки препинания: укажите все цифры, на месте которых в предложении должны стоять запятые.

От Ильи я узнал (1) и про домового (2) который спал в кадке (3) и про водяного (4) который имел прекрасное помещение под колёсами.

Расставьте знаки препинания: укажите все цифры, на месте которых в предложении должны стоять запятые.

В этих местах замечательная рыбалка (1) и (2) если у вас есть свободное время (3) то вы можете провести его у реки (4) которая просто кишит рыбой.

Ответами к заданиям 1–24 являются слово, словосочетание, число или последовательность слов, чисел. Запишите ответ справа от номера задания без пробелов, запятых и других дополнительных символов.

Прочитайте текст и выполните задания 1–3.

(1)Древние греки и римляне писали на покрытых воском деревянных табличках. (2)Буквы процарапывали в слое воска заострённой палочкой, которую называли стилос, или стиль; на другом конце стиля имелась лопаточка, которой можно было снова разровнять воск, если возникала необходимость внести в записи исправления. (3)_____ выражение «у каждого свой стиль» впрямую связано с этим орудием для письма.

В каких из приведённых ниже предложений верно передана ГЛАВНАЯ информация, содержащаяся в тексте?

1. Выражение «у каждого свой стиль» связано с орудием для письма древних греков и римлян, которые процарапывали буквы в слое воска заострённой палочкой - стилосом.

2. Древние греки и римляне процарапывали буквы в слое воска заострённой палочкой, на другом конце которой имелась лопаточка, которой можно было снова разровнять воск.

3. Заострённую палочку, которой писали древние греки и римляне, называли стилос, или стиль; на другом конце стиля имелась лопаточка, которой можно было снова разровнять воск

4. Древние греки и римляне писали на покрытых воском деревянных табличках заострёнными палочками, которые называли стилос, или стиль.

5. Орудием для письма у древних греков и римлян была заострённая палочка - стилос, которая легла в основу выражения «у каждого свой стиль».

1. Наверное,

3. Разумеется

4. Между прочим,

5. Неужели

Прочитайте фрагмент словарной статьи, в которой приводятся значения слова ПИСЬМО. Определите значение, в котором это слово употреблено в третьем (3) предложении текста. Выпишите цифру, соответствующую этому значению в приведённом фрагменте словарной статьи.

ПИСЬМО , -А, мн. пи сьма, -сем, -сьмам, ср.

1. Написанный текст, посылаемый для сообщения чего-н. кому-н. Написать п. родным. Заказное п.

2. Умение писать. Учиться чтению и письму. Искусство письма.

3. Система графических знаков для передачи, запечатления речи. Словесно-слоговое п. Иероглифическое п.

4. Манера художественного изображения. Реалистическое п. Икона старинного письма.

углубИть

мозаИчный

сОгнутый

1. Участие в форуме столь ПРЕДСТАВИТЕЛЬНОЙ аудитории обусловлено глобальной важностью вопросов защиты и сохранения водных ресурсов страны.

2. Сбор исходных данных и оценка ТЕХНИЧЕСКОГО состояния труб для проектирования новых теплосетей позволят провести качественный ремонт  к началу отопительного сезона.

3. Писатель искренне считает это произведение самым УДАЧЛИВЫМ из всего написанного.

4. В работе жюри фестиваля любительских театров принимает участие профессор кафедры СЦЕНИЧЕСКОЙ пластики университета театрального искусства.

5. При НАЛИЧИИ значительного кадрового потенциала вполне реальна постановка новых задач.

ПОЛУТОРАСТА книгам

новые ТЕРМОСА

ВОЛЧИЙ хвостище

ОПЫТНЕЙШИЕ мастера

распродажа ЧУЛОК

ГРАММАТИЧЕСКИЕ ОШИБКИ	ПРЕДЛОЖЕНИЯ
А) неправильное употребление падежной формы существительного с предлогом	1) Все, кто приезжал в Волгоград, приходил на Мамаев курган.
Б) ошибка в построении предложения с однородными членами	2) Директор малого предприятия самостоятельно занимался подбором кадров и их руководством.
В) нарушение в построении предложения с несогласованным приложением	3) На картине Борисова-Мусатова «Весне» изображены ветви цветущей вишни и готовые облететь одуванчики
Г) нарушение в построении предложения с причастным оборотом	4) Ничто, даже начавшийся дождь, не могло помешать нашей прогулке.
Д) нарушение связи между подлежащим и сказуемым	5) В посёлке интересовались и верили всему необычному.
	6) Согласно древнерусской «Повести временных лет» княгиня Ольга была родом из Пскова.
	7) Кажется, что облако превратилось в чудовище, смотрящего на тебя с высоты.
	8) Одинокий пассажир обращал на себя внимание не только приличной скромностью костюма, но и отсутствием багажа.
	9) С Ростова я вернулась поздним вечером.

Ответ запишите цифрами без пробелов и иных знаков

Определите слово, в котором пропущена безударная чередующаяся гласная корня. Выпишите это слово, вставив пропущенную букву.

к...рамель

пол...скать

п...триотический

обм...кнуть

ш...ловливый

Определите ряд, в котором в обоих словах в приставке пропущена одна и та же буква. Выпишите эти слова, вставив пропущенную букву.

пр...небрежение, пр...поднятое

с...змала, под...скать

ра...шифровать, во...ликовать

по...строенный, о...писанный

нед...едание, пр...бабушка

потч...вать

наде...вшийся

застр...вать

заносч...вый

Выпишите слово, в котором на месте пропуска пишется буква И.

расслыш...м

поднима...мая

реша...мая

завис...вший

Выпишите слово, в котором НЕ(НИ) пишется СЛИТНО.

1. Дома нас ожидали отнюдь (НЕ)ДОБРЫЕ вести.

2. Мы (НИ)РАЗУ не видели отца грустным или растерянным.

3. Это был (НЕ)КТО иной, как директор школы.

4. У артиста было (НЕ)КРАСИВОЕ, но удивительно выразительное лицо.

5. Забор был (НЕ)ПОКРАШЕН и валился набок.

1. (ПО)ЭТОМУ признаку и (ПО)ТОМУ, как нижняя часть ствола обгорела, я разгадал происхождение ямы.

2. У подножия ели, просвеченные (НА)СКВОЗЬ, хрупкие, нежные, (ИЗ)НУТРИ засветятся ландыши.

3. Девушки ТО(ЖЕ) бесцеремонно рассматривали его (В)ТЕЧЕНИЕ некоторого времени.

4. (С)ВЕРХУ гор было хорошо видно, где (ПО)ПРЕЖНЕМУ зеленеют хвойные леса.

5. Чуть уловимый, (ПО)ВЕЧЕРНЕМУ душистый дымок тянулся ОТКУДА(ТО) в остывающем воздухе.

Укажите все цифры, на месте которых пишется НН.

Слева над дубовой рощей возвышался величестве(1)ый храм, справа стоял храм, посвящё(2)ый богине Церере, а рядом с ним виднелась многоколо(3)ая базилика.

Расставьте знаки препинания. Укажите номера предложений, в которых нужно поставить ОДНУ запятую.

1. Секретарь взял со стола документы и ручку и отправился в кабинет начальника.

2. Бурный селевой поток начисто смыл и столовую и строящиеся жилые корпуса.

3. Где вы будете отдыхать и сколько продлится эта поездка?

4. Море искрилось и шумело и играло волнами.

5. Солнце спряталось за набежавшую тучку и по земле пробежала большая тень.

Сороки и вороны (1) перелетая с дерева на дерево (2) колыхали ветки (3) задев крылом (4) обламывали хрупкие прутики.

Расставьте знаки препинания: укажите все цифры, на месте которых в предложениях должны стоять запятые.

Дай (1) Джим (2) на счастье лапу мне.

Пожалуйста (3) голубчик (4) не лижись.

Пойми со мной хоть самое простое.

Ведь (5) ты (6) не знаешь, что такое жизнь...

(С.А. Есенин)

Расставьте знаки препинания: укажите все цифры, на месте которых в предложении должны стоять запятые.

Он понимал (1) что бой закончился (2) что сам он уцелел (3) и даже не ранен (4) но не испытывал сейчас ничего (5) кроме тошноты и усталости.

Расставьте знаки препинания: укажите все цифры, на месте которых в предложении должны стоять запятые.

Я окончательно убедился в том (1) что заблудился совершенно (2)  и пошёл наугад туда (3) где бесконечно тянулись поля.

Отредактируйте предложение: исправьте лексическую ошибку, заменив неверно употребленное слово. Запишите подобранное слово, соблюдая нормы современного русского литературного языка.

Прочитайте текст и выполните задания 21-26.

(1)Любовь – трудная душевная работа, её не каждый осилит. (2)Но каждый мечтает о ней, ищет её. (3)Чего мы ищем в любви? (4)Мы ищем в ней ухода от одиночества, душевной опоры. (5)Нам важно знать, что любящему человеку важно и дорого всё, что происходит с нами, всё, что касается нас. (6)И с другой стороны, этот человек нуждается в нас, в нашей заботе, помощи, в нашем понимании. (7)Друзья – даже самые близкие – могут только любить нас. (8)А мы ищем того, кто разделит нашу жизнь, с кем у нас будут общими не только радости, но и боли, и обиды…

(9)Но когда рождается любовь, как растить её, чтобы она выжила? (10)Чем удержать себя, чем держать того, кого любишь, чтобы оставаться одной-единственной среди всех женщин, как роза Маленького принца осталась одной-единственной в саду, где было пять тысяч таких же роз?

(11)Много лет назад, когда я была ещё подростком, немолодая женщина открыла мне тайну: завоевать любовь нетрудно, трудно её удержать. (12)Тогда я не могла понять житейскую мудрость этого секрета: мне виделось что-то постыдное в слове «удержать». (13)Я ведь читала Пушкина: «Кто в силах удержать любовь?» и Блока: «О да, любовь вольна, как птица».

(14)А на самом-то деле есть, существуют тайны и законы любви, и Сент-Экзюпери был одним из тех, кто знает эти тайны.

(15)Когда Маленький принц только начал своё путешествие, он посетил планету, на которой жил старый король. (16)Увидев, что его гость устал и потому зевает, правитель не обиделся, а приказал ему зевать.  «(17)С каждого надо спрашивать то, что он может дать. (18)Власть должна быть разумной», – сказал король.

(19)В молодости мы не задумываемся о пределах нашей власти над любимым и любящим человеком и очень часто нарушаем мудрый закон старого короля: «власть должна быть разумной». (20)Молодые жёны, вчерашние девочки, ощутив на пальце кольцо – символ абсолютной власти, – вдруг начинают требовать от ошарашенных мужей ничуть не меньше, чем знаменитая старуха требовала у золотой рыбки.

Тут ее многие искали и просили. А кто-то особо умный сказал, что таких иснтрукций нет.
А я вот взяла,да написала.
Хочу теперь со всеми поделится, может быть, кому-то будет полезно!

СТАНДАРТ ТЕЛЕФОННОГО ОБЩЕНИЯ СЕКРЕТАРЯ НА РЕСЕПШЕН

Любой человек, который хотя бы однажды позвонил в нашу компанию, расскажет своим коллегам и знакомым, как с ним обошлись. Таким образом, он будет являться носителем нашей репутации, хотите вы того или нет.

Знаете ли вы, чем отличается секре¬тарь от секретарши? Секретарь на просьбу пригласить к телефону г-на N никогда не скажет: «А Вам он зачем?» или «Нету его». Разговорная речь, так же как и бурные эмоции, в бизнесе не приняты.

Требуется всего 4-6 секунд, чтобы создать первое впечатление по телефону. Поэтому лучше осваивать профессиональные приемы телефонного общения, чем терять клиентов и закрывать своей компании путь к продвижению. Позитивный телефонный имидж компании, во-первых, необходим самой компании – для привлечения клиентов, развития бизнеса, создания и поддержания ее репутации на рынке. Во-вторых, он нужен клиентам, чтобы чувствовать себя уважаемым и значительным. И, наконец, создание позитивного телефонного образа нужно самим секретарям, чтобы подтверждать и повышать свой профессионализм, заслуживать признательность клиентов, коллег и руководства.

Основные правила телефонных переговоров

1. Когда отвечать на телефон?
Ответ должен быть не позднее 3 звонка телефонного аппарат.

2. Техника приветствия.
Группа компаний Юнионлинкс, Дарья, добрый день.

3. Как получить имя звонящего, если он (она) не представился?
Выслушайте начальные фразы звонящего, не прерывая. После первой паузы вежливо задайте вопрос: «Простите, могу я узнать Ваше имя?»

4. Как контролировать звонок, не обижая клиента?
4.1. В обращении используйте только имя и отчество. Если хотите прервать звонящего, всегда начинайте с фразы «Простите, что прерываю Вас» или аналогичной, сразу задайте уточняющий и интересующий Вас вопрос. Не начинайте с утверждения.
4.2. Во время разговора нужно внимательно следить за дикцией. Слова необходимо произносить четко и внятно, чтобы избежать переспрашивания. Особого внимания требуют имена, названия и цифры.
Беседа должна вестись в доброжелательном, спокойном тоне, не быстро, но и не слишком медленно. Учитывайте профессиональный уровень собеседника. Следите за логикой ваших высказываний, аргументируйте, но без недовольства и агрессии.
4.3. Никогда и ни в какой ситуации не оскорблять и не обижать звонящего, быть с ним вежливым, предупредительным, тактичным и деликатным. Не теряйте самообладание, переведите звонок на другого секретаря или ведите разговор еще мягче.
4.4. Улыбайтесь, когда отвечаете по телефону. Даже если он (она) не может видеть вашу улыбку, звонящий вам человек почувствует, что вы искренне интересуетесь его звонком.
4.5. Если вам позвонили по ошибке, не теряйте самообладания, просто ответьте: "Вы ошиблись" - не бросайте раздраженно трубку.

5. Как соблюдать стиль звонка, если звонящий хочет говорить с другим сотрудником или Вашим начальником?
Никогда не спрашивайте «Кто говорит?». Используйте более мягкую фразу: «Как Вас представить г-ну Петрову?». Если звонящий отказывается это сделать, не теряйте самообладание и не воспринимайте это лично. Переведите звонок и объясните ситуацию.

ВАЖНО!
Звонки, адресованные директору, являются приоритетными. Не оставляйте на линии клиента, звонящего директору. Неправильно сказать клиенту, звонящему директору «Соединяю», а затем выяснить об его отсутствии и сказать «его нет на месте». Если директора нет на рабочем месте, следует уточнить, по какому вопросу звонят, кому из заместителей можно переадресовать звонок или какую информацию передать?

6. Как ставить звонящего на ожидание на линии (hold)?
Объясните причину постановки на ожидание. Спросите разрешение. Получите разрешение. Поблагодарите звонящего.
Пример: «Простите, у меня звонок на линии, будьте добры, подождите, пожалуйста» Отвеет: «Хорошо» Секретарь: «Спасибо»
Если ожидание затягивается, возвращайтесь к звонящему клиенту через каждые 40 секунд.

7. Как переводить звонок?
Пример:
Секретарь: «Как Вас представить г-ну Петрову?»
Клиент: «Иванов Александр Петрович»
Секретарь: «Одну минуту, соединяю»

Держите линию до тех пор, пока третья сторона не возьмет трубку. Если ожидание затягивается, возвращайтесь к звонящему через каждые 40 секунд.

8. При соединении с сотрудником нашей компании как на офисный, так и на мобильный телефон, секретарь сообщает следующую информацию:
1. Фамилия, Имя человека, который звонит
2. Какую компанию представляет данный человек
3. По какому вопросу данный человек звонит

9. Как принимать сообщение для отсутствующего на рабочем месте сотрудника?
Исходная фраза после представления и фиксации того факта, что требуемый работник отсутствует: «К сожалению…… сейчас нет на рабочем месте. Вы можете оставить для него сообщение. Могу ли я узнать Ваше имя и организацию, которую вы представляете?» Получите следующую информацию от звонящего и сразу же запишите:
- наименование организации (если это необходимо);
- телефон;
- удобное время для ответного звонка;
- тема исходного звонка.

Если у клиента важный звонок, соедините звонящего с прямым начальником отсутствующего менеджера или уточните, с кем из других коллег отсутствующего менеджера хочет говорить звонящий, во время переключения нужно сообщить абоненту, в какой отдел или на какого сотрудника его переключают.

После того, как положили трубку, напишите письмо по электронной почте отсутствующему менеджеру с темой «Вам звонили». В тексте письма укажите, кто, из какой организации, по какому вопросу звонил и что просил передать.

10. Фразы, которые не следует употреблять.
я не знаю
мы не сможем этого сделать
вы должны….
подождите секунду, я скоро вернусь
нет
Лучше сказать: «я уточню это для Вас».
Или «Для того чтобы найти нужную информацию, может потребоваться две-три минуты. Вы можете подождать?»

11. Как завершать звонок?
После окончания беседы необходимо попрощаться с клиентом и подождать, пока он первым положит трубку (кто первым начал разговор, тот и должен заканчивать). По правилам телефонного этикета, в случае разрыва связи, перезванивает инициатор звонка.
Используйте фразу типа: «Спасибо за звонок. Всего доброго».

Секретарь – лицо компании. К руководителю приходит множество посетителей, от сотрудников компании до деловых партнеров. И первым, кого они встречают, бывает секретарь руководителя. Следовательно, знание и исполнение правил делового этикета – его основополагающая обязанность.

Секретарь и руководитель

Секретарю необходимо четко знать свои обязанности и полномочия, обладать высоким уровнем компетенции. Это поможет решать многие вопросы самостоятельно при отсутствии руководителя.
Требуется четко, вовремя и без ошибок выполнять поручения.
Профессиональный секретарь, соблюдающий этикет, не допускает фамильярности в общении с руководителем и обращается к нему строго на «Вы».
Желательно проявлять тактичное внимание и ненавязчиво заботиться о своем руководителе, например, подать любимое кофе.
Планировать рабочий день руководителя. Быть в курсе рабочих привычек и предпочтений начальника: как рано приходит, во сколько и с кем обедает, как любит отдыхать.
Следить за событиями в личной жизни начальника, например: напоминать о Днях рождения его родственников, юбилеях, других значимых датах.
Недопустимо критиковать шефа при посторонних и обсуждать его поступки с коллегами.
Соблюдать конфиденциальность

Секретарь на рабочем месте

Приветствие

Конечно же, любой посетитель приемной приветствуется доброжелательной улыбкой. Но для секретаря есть дополнительное правило – своего руководителя или руководителя более высокого ранга, а также почетных гостей необходимо , вставая из-за рабочего стола. Первой подавать руку для рукопожатия не следует, но отвечать на пожатие нужно обязательно твердо, уверенно.

Если посетитель пришел впервые, и Вы его не знаете, вежливо попросите его представиться и выясните по какому он вопросу.

По этикету представить гостей руководителю необходимо полно с именем, отчеством и описанием делового вопроса.
Если руководитель поручил угостить посетителей чаем, кофе, поинтересуйтесь, что они предпочитают.

Внешний вид согласно этикету

Внешний вид секретаря должен строго соответствовать деловому этикету, это включает в себя и одежду, и культуру речи, и поведение.

Одежда

Во многих фирмах существует свой . Если же его нет, то следует выбрать строгий деловой стиль.

Предпочтительны костюмы, брючные или с юбкой, но допустимы и платья – однотонные, строгого фасона.
Не допустима провоцирующая, облегающая, слишком короткая или узкая одежда.
Конечно, не стоит приходить на работу в джинсах, спортивной одежде, самодельном трикотаже.
Цветовая гамма костюма должна состоять не более чем из трех цветов неярких расцветок. Нежелательны абстрактные или геометрические рисунки.
Согласно этикету женщина на работе должна быть в колготках или чулках.
Обувь закрытая, классическая. Без блестящих, вычурных украшений.

Помните, что одежда должна быть не только красивой и опрятной, но и удобной, в которой вы будете чувствовать себя уверенно и комфортно.

Украшения и аксессуары

Не переусердствуйте с украшениями. Деловой этикет допускает не более трех украшений вместе, например, серьги, цепочка и браслет. Не к месту будут различные обручи, бантики, цветные резинки и тому подобное.

Аксессуары подобрать соответственно костюму:

элегантная сумочка,
ремешок узкий или средней ширины, натурального цвета кожи, черный, бежевый. Никаких орнаментов и декоративных пряжек.
если вы носите очки, то выбирайте классическую оправу.
не электронные с кожаным ремешком,
телефон. Чехол не яркой расцветки, особое внимание обратите на рингтон. Не стоит ставить громкий, вульгарный звонок.
Органайзер из хорошей кожи корпоративного стиля с логотипом фирмы покажет ваше уважение к своей компании.

Прическа

В деловом стиле волосы должны быть собраны, прическа строгая, но элегантная. Недопустима неопрятность, грязные, секущиеся волосы, непрокрашенные корни.

Макияж

Макияж обязателен, но сдержанный, натуральный.
Маникюр. Длина ногтей – средняя. Лак спокойных тонов.

Парфюм

Очень осторожно подбирайте аромат духов или туалетной воды, дабы он не раздражал коллег или посетителей своим резким, насыщенным запахом.

Будь готов

Даже если у вас великолепная память, все же желательно всегда иметь при себе хороший ежедневник для записи приказов и указаний руководителя.
Всегда при себе должны быть ручка и карандаш.

Этикет общения секретаря по телефону

В основном секретарю приходится общаться с клиентами по телефону, что требует знания. Предлагаем несколько важных моментов и правил.

Звонят Вам:

Трубку снимать после первого или второго звонка.
Представьтесь, назвав свое имя и должность.
Обязательно запомните имя, отчество звонящего (или запишите) и обращайтесь далее к нему именно так.
Каким бы ни был предмет разговора, тон должен быть доброжелательным, в голосе звучать заинтересованность и внимание.
При необходимости прервать разговор по важной причине, попросите прощения и уточните, когда и куда можно будет перезвонить.
Если вам задали вопрос, ответа на который вы не знаете, то честно сообщите об этом. Пообещайте выяснить необходимую информацию и договоритесь о следующем разговоре.
Не проявляйте нетерпение, не выказывайте желание быстрее закончить разговор.

Звоните Вы:

Выберите удобное для собеседника время звонка.
Четко сформулируйте цель звонка.
Предварительно подготовьте необходимые материалы, план разговора и ключевые слова.
Избегайте длинных монологов.
Ведите запись основных результатов разговора.
Результатом должны быть конкретные договоренности.

Организация совещаний согласно деловому этикету

При организации необходимо подготовить необходимые документы, размножить и раздать их участникам совещания. О необходимости буклетов, графиков и других демонстрационных средств нужно выяснить заранее и позаботится об этом.
Участников секретарь встречает перед входом и выдает необходимые документы и канцелярские принадлежности, и предлагает пройти к нужному месту. Также на секретаре лежит обязанность организовать напитки и/или закуски.

Прием посетителей секретарем по этикету

Время приема нужно заранее согласовать так, чтобы это было удобно как для посетителя, так и для руководителя.
Руководителя необходимо заранее поставить в известность о теме вопроса, который будет обсуждаться во время приема посетителя.
Когда посетитель приходит без предварительной договоренности, секретарь решает, направить его к руководителю или записать на прием в другой раз.
Хороший секретарь четко знает структуру своего предприятия, распределение обязанностей и вопросов между руководящими сотрудниками. И если посетитель пришел на прием к руководителю с вопросом, находящимся в компетенции другого сотрудника, то по этикету секретарь должен направить посетителя к лицу, наиболее компетентному в решении этого вопроса.
По окончании беседы секретарь делает запись о результатах беседы и получает от руководителя указания и приказы.
Руководителя может не оказаться на рабочем месте в назначенное посетителю время, и тогда по правилам этикета необходимо извиниться за отсутствие руководителя и объяснить причину. Далее назначить другое время, либо направить к другому компетентному сотруднику.
Когда ожидается прибытие иностранной делегации, необходимо позаботиться о присутствии переводчика.

Деловое общение секретаря с сотрудниками компании

Уважение к старшим коллегам
Поддерживать ровные, исключительно деловые отношения
Исключить фамильярность и панибратство
Быть предупредительным и сдержанным
Взвешивать свои высказывания, четко понимать круг допустимых для обсуждения тем и вопросов

Заключение

Секретарь – это высокоорганизованный профессионал, ближайший помощник руководителя, способный самостоятельно принимать решения, от которого ожидают вежливость, лояльность, инициативность и здравомыслие.

В каких из приведённых ниже предложений верно передана ГЛАВНАЯ информация, содержащаяся в тексте?

Показать текст

1. Наверное,

3. Разумеется

4. Между прочим,

5. Неужели

Показать текст

ПИСЬМО , -А, мн. пи сьма, -сем, -сьмам, ср.

1. Написанный текст, посылаемый для сообщения чего-н. кому-н. Написать п. родным. Заказное п.

2. Умение писать. Учиться чтению и письму. Искусство письма.

3. Система графических знаков для передачи, запечатления речи. Словесно-слоговое п. Иероглифическое п.

4. Манера художественного изображения. Реалистическое п. Икона старинного письма.

Показать текст

углубИть

мозаИчный

сОгнутый

3. Писатель искренне считает это произведение самым УДАЧЛИВЫМ из всего написанного.

5. При НАЛИЧИИ значительного кадрового потенциала вполне реальна постановка новых задач.

ПОЛУТОРАСТА книгам

новые ТЕРМОСА

ВОЛЧИЙ хвостище

ОПЫТНЕЙШИЕ мастера

распродажа ЧУЛОК

ГРАММАТИЧЕСКИЕ ОШИБКИ	ПРЕДЛОЖЕНИЯ
А) неправильное употребление падежной формы существительного с предлогом	1) Все, кто приезжал в Волгоград, приходил на Мамаев курган.
Б) ошибка в построении предложения с однородными членами	2) Директор малого предприятия самостоятельно занимался подбором кадров и их руководством.
В) нарушение в построении предложения с несогласованным приложением	3) На картине Борисова-Мусатова «Весне» изображены ветви цветущей вишни и готовые облететь одуванчики
Г) нарушение в построении предложения с причастным оборотом	4) Ничто, даже начавшийся дождь, не могло помешать нашей прогулке.
Д) нарушение связи между подлежащим и сказуемым	5) В посёлке интересовались и верили всему необычному.
	6) Согласно древнерусской «Повести временных лет» княгиня Ольга была родом из Пскова.
	7) Кажется, что облако превратилось в чудовище, смотрящего на тебя с высоты.
	8) Одинокий пассажир обращал на себя внимание не только приличной скромностью костюма, но и отсутствием багажа.
	9) С Ростова я вернулась поздним вечером.

Ответ запишите цифрами без пробелов и иных знаков

к...рамель

пол...скать

п...триотический

обм...кнуть

ш...ловливый

пр...небрежение, пр...поднятое

с...змала, под...скать

ра...шифровать, во...ликовать

по...строенный, о...писанный

нед...едание, пр...бабушка

потч...вать

наде...вшийся

застр...вать

заносч...вый

Выпишите слово, в котором на месте пропуска пишется буква И.

расслыш...м

поднима...мая

реша...мая

завис...вший

Выпишите слово, в котором НЕ(НИ) пишется СЛИТНО.

1. Дома нас ожидали отнюдь (НЕ)ДОБРЫЕ вести.

2. Мы (НИ)РАЗУ не видели отца грустным или растерянным.

3. Это был (НЕ)КТО иной, как директор школы.

4. У артиста было (НЕ)КРАСИВОЕ, но удивительно выразительное лицо.

5. Забор был (НЕ)ПОКРАШЕН и валился набок.

1. (ПО)ЭТОМУ признаку и (ПО)ТОМУ, как нижняя часть ствола обгорела, я разгадал происхождение ямы.

2. У подножия ели, просвеченные (НА)СКВОЗЬ, хрупкие, нежные, (ИЗ)НУТРИ засветятся ландыши.

3. Девушки ТО(ЖЕ) бесцеремонно рассматривали его (В)ТЕЧЕНИЕ некоторого времени.

4. (С)ВЕРХУ гор было хорошо видно, где (ПО)ПРЕЖНЕМУ зеленеют хвойные леса.

5. Чуть уловимый, (ПО)ВЕЧЕРНЕМУ душистый дымок тянулся ОТКУДА(ТО) в остывающем воздухе.

Укажите все цифры, на месте которых пишется НН.

Расставьте знаки препинания. Укажите номера предложений, в которых нужно поставить ОДНУ запятую.

1. Секретарь взял со стола документы и ручку и отправился в кабинет начальника.

2. Бурный селевой поток начисто смыл и столовую и строящиеся жилые корпуса.

3. Где вы будете отдыхать и сколько продлится эта поездка?

4. Море искрилось и шумело и играло волнами.

5. Солнце спряталось за набежавшую тучку и по земле пробежала большая тень.

Расставьте знаки препинания: укажите все цифры, на месте которых в предложениях должны стоять запятые.

Дай (1) Джим (2) на счастье лапу мне.

Пожалуйста (3) голубчик (4) не лижись.

Пойми со мной хоть самое простое.

Ведь (5) ты (6) не знаешь, что такое жизнь...

(С.А. Есенин)

Расставьте знаки препинания: укажите все цифры, на месте которых в предложении должны стоять запятые.

Секретарь и руководитель

Секретарь на рабочем месте

Приветствие

Внешний вид согласно этикету

Одежда

Украшения и аксессуары

Прическа

Макияж

Парфюм

Будь готов

Этикет общения секретаря по телефону

Звонят Вам:

Звоните Вы:

Организация совещаний согласно деловому этикету

Прием посетителей секретарем по этикету

Деловое общение секретаря с сотрудниками компании

Заключение

Читайте также